Planeje, execute e cobre o trabalho de todo o time, num plano só
Prazo, tempo máximo por etapa e esforço realizado. Três contas separadas, três alertas próprios, porque atraso tem três causas diferentes.
Do zero ao primeiro quadro em menos de um minuto.
Três relógios. Porque atraso tem três causas diferentes.
Quando uma entrega atrasa, a pergunta que interessa não é "atrasou?" é "onde foi que parou?". Um projeto pode estourar porque a estimativa era irreal, porque ficou parado esperando aprovação, ou porque a data já nasceu impossível. São três problemas distintos, com três soluções distintas, e a maioria das ferramentas mede um número só para os três. O KeepTask separa.
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Prazo
A data combinada de entrega
É o relógio que todo mundo já conhece: a tarefa tem uma data e ela chega. O que o KeepTask faz de diferente é reagir a ele no lugar onde a pessoa está olhando o card inteiro fica rosa e a data vira vermelha assim que o prazo passa, sem precisar abrir relatório nenhum. E há um filtro de um clique que isola só as atrasadas do quadro.
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SLA de etapa
O tempo máximo parado em cada coluna
Cada etapa do quadro pode ter um limite próprio, em horas. "Aguardando aprovação" não pode passar de 24. "Em revisão" não pode passar de 48. O relógio começa quando a tarefa entra na coluna e reinicia quando ela sai reordenar dentro da mesma etapa não zera nada. Estourou, o card acende uma pílula vermelha na hora, sem esperar por nenhum processamento agendado, e os responsáveis recebem um aviso. Um aviso por estouro, não um por hora.
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Esforço
As horas realizadas contra as estimadas
O cronômetro roda na tarefa e nas subtarefas, e a barra lateral mostra três medidores no formato realizado sobre estimado: o que foi gasto nesta tarefa, o que foi gasto nas subtarefas e o total. A pausa não conta. Cada pessoa tem um cronômetro ativo por vez começar em outra tarefa encerra o anterior sozinho, para o apontamento nunca contar duas coisas ao mesmo tempo.
Uma tarefa pode estar dentro do prazo, estourando o SLA da coluna de aprovação e consumindo o triplo do esforço previsto as três coisas ao mesmo tempo. Se a ferramenta conta um relógio só, você descobre as outras duas na retrospectiva.
Ferramenta de gestão não devia cobrar por cabeça e esconder o essencial no plano de cima.
O mercado de gestão de trabalho combinou duas coisas que deviam ser separadas: cobra por pessoa e depois cobra de novo por funcionalidade. Automação no plano avançado. Campo customizado no plano avançado. Relatório no plano avançado. No fim do mês a empresa paga por licença, paga por recurso, e continua sem enxergar onde a entrega travou porque nenhuma dessas ferramentas mede a única coisa que realmente responde essa pergunta.
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Custo
Cada pessoa nova é uma fatura maior
O preço por usuário muda o comportamento do time antes de mudar o orçamento. Alguém pensa duas vezes antes de convidar o estagiário. O cliente fica de fora porque uma licença a mais não se justifica. O fornecedor também. E aí o alinhamento que devia acontecer no quadro volta para o grupo de mensagem, onde ninguém consegue medir nada. A ferramenta que devia reunir o trabalho acaba empurrando metade dele para fora dela.
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Visibilidade
O prazo só avisa quando já era
Praticamente toda ferramenta de quadro conta um relógio só a data de entrega. A tarefa entra em "Aguardando aprovação" numa terça e ninguém toca nela por onze dias. Tecnicamente está tudo bem: o prazo é no fim do mês. O alerta só vai tocar quando não sobrar tempo para reagir, e a conversa na retrospectiva vira aquela pergunta sem resposta boa em que ponto exatamente isso parou? A informação existia o tempo inteiro. Só não havia nada medindo.
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Processo
Etapa que qualquer um arrasta pra frente
Se mover um card não exige nada, o processo desenhado na reunião de segunda vira decoração até sexta. A tarefa chega em "Entregue" sem o anexo do cliente, sem o campo de projeto preenchido, sem a aprovação que alguém jurou que ia pedir. E o erro não aparece no quadro aparece do lado do cliente, dias depois, quando corrigir custa dez vezes mais do que teria custado impedir.
Aqui a etapa cobra.
Num quadro comum, a coluna é um lugar a tarefa entra e sai sem prestar contas a ninguém, e a régua do processo fica na cabeça de quem coordena. Quando essa pessoa sai de férias, o processo sai junto. No KeepTask a coluna sabe o que exige, e o que ela exige é cobrado pelo sistema, não lembrado por alguém.
A coluna define o que precisa estar pronto
Em cada etapa você escolhe quais campos são obrigatórios para a tarefa sair dali: entrega desejada, data de início, projeto, tipo, pontos de estimativa e tags. Há uma distinção que parece pequena e resolve muito atrito no dia a dia colocar um campo na lista da etapa apenas o traz para a tela da tarefa; torná-lo obrigatório é um segundo gesto, deliberado. Destacar não é exigir.
E cobra na saída, não na entrada
A trava age sobre a etapa de origem: sair da coluna é que exige ter cumprido o que ela pedia. Faz sentido quando você pensa no fluxo real quem está em "Em revisão" precisa ter revisado antes de avançar, não antes de chegar. E a trava vale nos dois jeitos de mover: no arraste do card e no botão "Mover para a próxima etapa". Não existe caminho que escape.
Sem campo, o card não anda. E a mensagem diz o que falta.
Não é um aviso que dá para ignorar clicando em "continuar mesmo assim". O card fica onde está, e o placar da tarefa mostra exatamente o que falta "0 de 1 preenchidos", "Pontos obrigatório Vazio". Apenas dois movimentos do próprio sistema atravessam a trava: quando uma etapa é excluída e precisa esvaziar, e quando uma automação move a tarefa. Nenhum outro.
Cada responsável entrega a parte dele
Uma tarefa com três pessoas registra que uma delas terminou, sem precisar ser quebrada em três tarefas. Cada um entrega a sua parte e o último a entregar fecha a tarefa respeitando a trava, porque fechar também é sair de uma etapa. Reabrir devolve a tarefa à coluna exata de onde ela saiu e zera todas as partes entregues. E entregar encerra apenas o seu próprio cronômetro: o relógio de um colega continua correndo, porque apontamento vira custo, e parar o relógio de outra pessoa é escrever no apontamento dela sem que ela peça.
Os campos escolhidos aparecem na aba da tarefa. Marque o que a etapa exige.
Tudo isto, no mesmo plano.
Nada nesta lista está atrás de uma versão superior, porque não existe versão superior. O time de duas pessoas e o time de sessenta usam exatamente o mesmo KeepTask.
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Três visões do mesmo quadro
Quadro, Lista e Linha do tempo mostram os mesmos dados de três jeitos. A visão troca pela URL, então um link já abre no formato que você quer mostrar.
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Dez modelos prontos
Kanban Simples, Scrum, Sprint, Daily, QA e Testes, Desenvolvimento, Suporte, Conteúdo, Vendas e CRM, Bug Tracking cada um já com as etapas certas. Ou monte o seu a partir de um catálogo de etapas comuns.
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Arraste que não perde
O card se move na hora e a posição é gravada de forma atômica no servidor. Duas pessoas arrastando ao mesmo tempo não produzem ordem quebrada, buraco nem duplicata. Se a gravação falhar, a tela volta ao estado real e avisa.
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Subtarefa é tarefa de verdade
Não é item de checklist. Tem etapa, tipo, prazo, responsáveis, cronômetro, anexos, comentários e histórico próprios. Aparece no quadro como card. E se a tarefa-mãe for apagada, as filhas são promovidas não destruídas.
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Vários responsáveis
Uma tarefa aceita quantas pessoas o trabalho pedir, e cada uma entrega a parte dela. Os avatares mudam ao vivo no quadro de todo mundo, e só quem acabou de ser adicionado recebe aviso.
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Sete gatilhos de automação
Tarefa criada, movida para uma etapa, atribuída, prazo se aproximando, campo alterado, tarefa concluída e agendamento recorrente.
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Onze ações automáticas
Definir prioridade, prazo (inclusive relativo, como "mais três dias úteis"), data de início, atribuir pessoa, mover de etapa, adicionar e remover tag, criar subtarefa, adicionar checklist, notificar e criar tarefa recorrente.
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Condições com E, OU e grupos
Nove comparadores e grupos aninháveis. A regra que você consegue explicar em voz alta é a regra que você consegue montar aqui.
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Simulação antes de valer
Salve a regra e veja o que ela faria quantas tarefas atingiria e o que aconteceria em cada uma sem que nada aconteça de verdade. Regra desligada também pode ser simulada.
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Histórico de execução
Toda vez que uma automação roda fica registrado: o que ela avaliou, o que aplicou, o que pulou e o que falhou. Automação que falha avisa o autor da regra não some em silêncio.
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Automação não rouba identidade
As ações automáticas aparecem no histórico como "Automação", não com o nome de quem escreveu a regra. E a regra continua funcionando se essa pessoa sair da equipe.
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Formulário público vira tarefa
Publique um formulário numa URL aberta e cada resposta entra como tarefa no quadro, na etapa e no projeto que você mapeou. Sem login para quem preenche.
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Perguntas que aparecem conforme a resposta
Campos podem mostrar, esconder ou passar a exigir outros campos. A regra é reavaliada no servidor a cada envio campo escondido forjado na requisição é simplesmente ignorado.
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Portal de formulários
Agrupe vários formulários sob um único link compartilhável, com título, descrição e a ordem que você definir. Um endereço só para mandar ao cliente.
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Seis tipos de campo customizado
Texto, número, data, avaliação de 0 a 5, seleção única e seleção múltipla definidos por quadro e presentes em toda tarefa dele.
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Busca global no Ctrl+K
Um atalho em qualquer tela abre a busca em tarefas, clientes e projetos ao mesmo tempo, cruzando todos os quadros. Resultados agrupados por tipo, com o quadro de origem ao lado.
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Dez filtros e seis atalhos
Filtre por título, projeto, tipo, tags, etapa, alocados, autor e dois intervalos de data independentes. Ou use um dos seis prontos: minhas partes abertas, atrasadas, urgentes, em execução, esforço ultrapassado e SLA ultrapassado.
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Linha do tempo com dependências
Barras por dia, cor vindo da prioridade e conectores entre tarefas que dependem umas das outras. Tarefas sem data ficam num grupo à parte, visível e clicável, em vez de sumirem do gráfico.
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Estimativa em Fibonacci
1, 2, 3, 5, 8, 13, 21, 34, 55, 89, 144 e nada entre eles. Quem hesita entre 5 e 8 está dizendo que não sabe, e "6" não informa mais que nenhum dos dois. Sem zero, porque "não custa nada" é resposta para outra pergunta.
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Comentários com menção
Escreva @ e o nome do colega aparece para completar. Comentários e histórico da tarefa dividem a mesma linha do tempo, então você lê a conversa e as mudanças na ordem em que aconteceram.
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Anexos em disco privado
Arraste e solte. Os arquivos ficam num disco não público e cada download passa por uma checagem de permissão antes de ser transmitido. Colar uma imagem na descrição também anexa.
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Seu próprio bucket, se quiser
Cada equipe pode apontar os anexos para o próprio S3. O botão de ativar grava e apaga um arquivo de verdade no bucket antes de ligar não é um teste de mentira. E a troca nunca move os anexos antigos: cada arquivo lembra onde nasceu.
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Português e inglês
A interface inteira nos dois idiomas, escolhido por pessoa. E cada e-mail sai no idioma de quem recebe, não no de quem disparou.
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Claro, escuro ou o do sistema
A escolha fica na conta e acompanha você em qualquer dispositivo.
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Cinco papéis, descritos na tela
Dono, Administrador, Gestor, Membro e Membro restrito. Cada um aparece com a descrição do que pode fazer, no momento de escolher ninguém precisa decorar uma tabela de permissões. E o Membro restrito enxerga só as tarefas em que é responsável.
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Permissão por equipe, não global
Ser administrador de uma equipe não dá poder nenhum em outra. As definições são globais, as atribuições são por equipe, e nada atravessa. Quem sai de uma equipe perde o acesso àquele conteúdo no mesmo instante.
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Duas etapas, sessões e portão de senha
Verificação em duas etapas por aplicativo autenticador, com códigos de recuperação. Lista de dispositivos conectados com navegador, sistema e último acesso, e um botão que desconecta todos os outros. E toda operação sensível pede a senha atual de novo, ali mesmo.
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Nada some por acidente
Equipes, clientes, projetos, quadros, tarefas, comentários e até a própria conta usam remoção reversível. Excluir um quadro exige digitar o nome dele por extenso. E arquivar move a tarefa para uma coluna de arquivo, mantendo o histórico inteiro de quem fez o quê e quando.
O quadro se atualiza sem recarregar. E a gente conta o que não atualiza.
Quase todo produto promete colaboração em tempo real e cala sobre os buracos. Vamos fazer diferente: aqui está o que chega sozinho na sua tela, e aqui está o que ainda depende de um F5.
No quadro: card criado, movido, atualizado, concluído e excluído; SLA estourado acendendo no card; avatares de responsáveis mudando; conexões de dependência. Na tarefa aberta: comentário novo, anexo novo, movimentação no histórico e subtarefa criada por outra pessoa. Em qualquer tela: o cronômetro começar a contar tempo no notebook faz o contador do celular acompanhar. E no painel, as métricas se refazem quando o time mexe em tarefa ou aponta tempo.
Nada se perde quando cai
Se o serviço de tempo real sair do ar, as telas param de se atualizar sozinhas e tudo passa a depender do recarregar. Nenhuma ação é perdida, nenhuma tela dá erro, nenhum dado fica pela metade. O produto degrada, não quebra.
Quem age não vê o próprio eco
A tela de quem arrastou o card já mostrou o resultado na hora. O aviso que volta do servidor é ignorado nessa tela, para o card não pular duas vezes pelo mesmo fato.
@marketing a assinatura já está com carimbo de tempo. Falta o identificador de deduplicação.
moveu de A Fazer para Em Progresso e definiu prioridade alta.
anexou contrato-webhook.pdf
criou a subtarefa Validar com um consumidor
O que aconteceu, quanto custou e onde travou.
Painel montado tile a tile pela própria equipe, com onze métricas para escolher e largura de uma, duas ou três colunas por widget. As métricas se refrescam sozinhas quando o time mexe no trabalho.
Três relatórios, três saídas
Horas por projeto, horas por colaborador e custo orçado contra realizado. Filtre por período, quadro, projeto e responsável, e leve embora em PDF, CSV ou impressão sempre respeitando os filtros que estão na tela.
Custo é dado sensível, e o produto trata assim
Cada colaborador tem um custo-hora, e o relatório compara o gasto real com o orçamento do projeto, em reais e em horas. Mas custo não é para todo mundo: a permissão é própria e separada. Um membro abre o relatório, usa e exporta sem enxergar valor nenhum. A checagem acontece no ponto da métrica, não na porta da tela.
A API não é um anexo. É a mesma coisa que a tela.
Em muitos produtos a API é um caminho paralelo, escrito depois, com regras próprias e furos próprios. Aqui cada endpoint autoriza pela mesma política da interface e escreve pela mesma rotina interna. Consequência prática: uma tarefa criada por formulário público dispara exatamente o mesmo evento que uma criada no quadro e as suas automações agem sobre ela sem que você configure nada.
API REST
Quadros, tarefas, comentários, etapas, clientes, projetos e equipes. Endereços por identificador opaco, nunca por número sequencial. Paginação por cursor. Conflito de edição responde com o código certo, para o seu integrador saber que alguém alterou antes.
Tokens que só reduzem
Um token herda no máximo as permissões da pessoa que o criou. Os escopos diminuem esse alcance, nunca aumentam. E tudo é escopado pela equipe: nada atravessa para outra.
Webhooks assinados
Oito eventos assináveis: tarefa criada, atualizada, movida, concluída e excluída, comentário criado, formulário enviado e SLA estourado. Cada entrega vai assinada, com carimbo de tempo, identificador único para você deduplicar e janela curta contra repetição. O endereço é validado quando você cadastra e resolvido de novo na hora do envio endereço interno, local ou de metadados é recusado, e redirecionamento não é seguido.
Entrega que insiste, mas com juízo
Falhou, tenta de novo em um minuto, cinco, trinta, duas horas e seis horas. Se insistir em falhar, o endereço é desativado e você é avisado. E se o atraso for nosso fila represada aqui dentro isso não consome tentativa, não desativa o seu endereço e não te acorda. Backlog nosso não vira problema seu.
Google Agenda e Zapier
Os prazos das tarefas viram eventos de dia inteiro na agenda de cada responsável que conectou a conta, criados e apagados junto com a tarefa. Desconectar remove o que foi criado. E o Zapier liga o KeepTask a tudo mais, com gatilhos de tarefa criada, movida, concluída e formulário enviado.
curl -X POST https://app.keeptask.io/api/v1/boards/bd_9f2c/tasks \ -H "Authorization: Bearer kt_live_••••" \ -H "Content-Type: application/json" \ -d '{ "title": "Validar o webhook com o parceiro", "stage_id": "st_4a71", "assignees": ["us_2b10"], "due_at": "2026-09-04" }'
{
"id": "tk_7d3e",
"number": 41,
"title": "Validar o webhook com o parceiro",
"stage": { "id": "st_4a71", "name": "A Fazer", "sla_hours": 24 },
"effort": { "spent_minutes": 0, "estimate_minutes": 180 },
"created_by": "token:tk_int_demo"
}
Uma comparação transparente.
Colocamos lado a lado o que realmente muda a conta no fim do mês e a experiência no meio do trabalho. Onde não conseguimos confirmar o dado do concorrente na página oficial, a célula fica em branco preferimos o branco à imprecisão.
| Critério | Um plano | ||
|---|---|---|---|
| KeepTask | Runrun.it | Trello / Notion | |
| Modelo de cobrança | Por usuário | Por usuário, em faixas | Por usuário |
| Funcionalidade presa em plano superior | Nenhuma | Sim | Sim |
| Tempo máximo por etapa (SLA de coluna) | Sim | Não | |
| Requisito que trava o movimento do card | Sim | Não | |
| Subtarefa com prazo, responsável e cronômetro | Sim | Parcial | Não |
| Vários responsáveis com entrega individual | Sim | Não | |
| Cronômetro nativo | Sim | Sim | Por integração |
| Campos customizados | Ilimitados | Por plano | Por plano |
| Automações | Inclusas | Por plano | Por plano |
| Formulário público que vira tarefa | Incluso | Por plano | Por plano |
| Relatório de custo orçado × realizado | Incluso | Não | |
| API e webhooks assinados | Inclusos | Por plano | |
| Dados em território nacional | Sim | Sim | Não |
| Preço | R$ 29 · ver o plano |
Comparação feita a partir das páginas públicas dos produtos citados, na data da publicação. Marcas e preços pertencem aos respectivos donos e podem mudar.
Um plano. Tudo dentro.
Sem versão básica pela metade, sem "fale com o comercial", sem descobrir no meio do trabalho que a função de que você precisa mora no plano de cima. O que existe no KeepTask está incluso.
Cada pessoa do time por R$ 29. Sem faixas, sem degrau de plano.
Sem fidelidade e sem multa. Cancele quando quiser e leve seus dados.
Tudo que você quer saber antes de começar.
Tem plano grátis? −+
Não. Existe um plano só, com tudo incluso, e o preço é o mesmo para todo mundo. Preferimos não montar uma versão capada de graça para depois cobrar por cada função que faz o produto funcionar de verdade. Você cria a conta, monta um quadro e vê o produto rodando antes de decidir.
O que exatamente é "ilimitado"? −+
Quadros, projetos, tarefas, membros, equipes, campos customizados, automações, formulários e portais. Não existe contador escondido nem aviso de "você atingiu o limite do seu plano". O armazenamento de anexos tem um limite justo por conta, publicado nos termos e, se ele for apertado para o seu caso, você pode apontar os anexos para o seu próprio bucket sem custo adicional.
Como funciona o tempo máximo por etapa? −+
Em cada coluna do quadro você define, em horas, quanto tempo uma tarefa pode ficar ali. O relógio começa quando ela entra e reinicia quando ela sai reordenar dentro da mesma coluna não zera nada. Estourou, o card acende na hora e os responsáveis são avisados, uma vez por estouro. É um relógio independente do prazo de entrega: dá para estar dentro do prazo e fora do tempo de etapa, e é justamente isso que a maioria das ferramentas não mostra.
Dá para impedir que um card avance sem estar pronto? −+
Dá, e não é um aviso que se ignora clicando em "continuar". Cada etapa pode exigir entrega desejada, data de início, projeto, tipo, pontos ou tags. Sem cumprir, o card não sai da coluna nem arrastando, nem pelo botão de avançar. A tarefa mostra o placar do que falta.
Uma tarefa pode ter mais de um responsável? −+
Pode, e cada pessoa entrega a parte dela. A tarefa fecha quando a última parte cai. Reabrir devolve a tarefa à coluna exata de onde ela saiu e zera as entregas. E entregar encerra só o seu cronômetro o de quem está trabalhando junto continua correndo.
Consigo trazer o que eu já uso hoje? −+
Sim. Por importação de planilha, com o mapeamento das colunas, ou pela API, para quem prefere automatizar a carga. Se o volume for grande, a gente acompanha a primeira importação junto com você.
Meus dados ficam onde? −+
Em datacenter no território nacional, sob a LGPD, operados pela KeepCloud a mesma casa que cuida da infraestrutura dos outros produtos da família. Os anexos ficam em disco privado, com checagem de permissão a cada download, e você pode apontá-los para o seu próprio bucket S3 se preferir.
Tem aplicativo para celular? −+
Sim, está em desenvolvimento. Hoje a interface funciona no navegador do celular, incluindo o quadro e o cronômetro. Quem já for cliente entra no aplicativo sem custo adicional, porque ele não vira plano novo.
Como é o suporte? −+
Em português, por quem opera a infraestrutura não por roteiro pronto. Se o seu problema for de produto, quem responde entende do produto; se for de servidor, quem responde cuida de servidor todos os dias.
Posso cancelar quando quiser? −+
Sim. Sem fidelidade, sem multa, sem ligação de retenção. Cancela no painel e leva seus dados embora os relatórios exportam em CSV e a API dá acesso a tudo que é seu.
Comece hoje. Leva menos tempo do que a reunião sobre qual ferramenta usar.
Crie a conta, escolha um dos dez modelos de quadro e traga o time. O assistente de cinco passos deixa você operando em menos de um minuto com equipe, quadro, cliente e projeto já ligados.